Bir fabrikanın WhatsApp'tan, kâğıttan ve Excel'den tek panele geçişi

Firma

Naturforcer — araç paspası ve havuz paspası üreticisi

Hizmet

İşletmeye özel yazılım: yönetim paneli

Kapsam

Sipariş, üretim, kalıp ve stok, raf yönetimi, cari hesaplar, çek ve senet, hammadde, gelir ve gider, satış ekibi raporları

Kullanım

3 aydır fabrika ekibi tarafından her gün

Erişim

Bilgisayar ve telefon

Naturforcer'da siparişler WhatsApp üzerinden geliyor, ardından hazır bir ön muhasebe programına tek tek elle işleniyordu. Kalıp takibi Excel'de yapılıyor, çalışanlara güncel liste için sayfa sayfa çıktı veriliyordu.

Asıl sorun, hazır programın fabrikanın üretim mantığını tanımamasıydı. Fabrikada tek bir kalıp, birbirine benzeyen 3–4 farklı ürünün üretiminde kullanılıyor. Doğru bir stok takibi için bir kalıptan yapılan üretimin uyumlu bütün ürünlere işlenmesi, satışta da stoğun bu ürünlerden birlikte düşmesi gerekiyordu. Hazır program bu ilişkiyi kuramıyordu; stok bilgisi güvenilir değildi.

Buna ek olarak kalıpların ve stoğun hangi rafta durduğunu bulmak zaman alıyor, çek ve senet ile üretim kayıtları genel amaçlı programın içinde karmaşık kalıyordu.

Paneli, fabrikada çalıştığımız dönemde süreçleri yakından tanıyarak geliştirdik. İşleyişi içeriden tanıdığımız için hazır bir programın kalıbına uymaya çalışmadık; yazılımı fabrikanın gerçek iş akışına göre tasarladık. Önceliği, her gün kullanılan temel ihtiyaçlara verdik: sipariş, üretim, kalıp, stok ve cari.

Üretim ve stok

• Kalıp ve ürün ilişkisi: Bir kalıptan yapılan üretim, o kalıba uyan bütün ürünlere işlenir; satışta stok bu ürünlerden doğru düşer.
• Raf yönetimi: Her kalıbın ve her stok kaleminin hangi rafta olduğu panelde görünür.
• Hammadde: Hammadde girişleri ve üretimde kullanılan miktar kilogram olarak izlenir.
• Günlük, aylık ve yıllık üretim raporları.

Sipariş ve satış

• E-ticaret kanallarından gelen siparişler doğrudan panele düşer; WhatsApp'tan gelen siparişler aynı ekrandan işlenir.
• Her pazarlamacının ve plasiyerin günlük, aylık ve yıllık satışı; her müşterinin hangi satış temsilcisine bağlı olduğu.

Finans

• Müşteri ve tedarikçi cari hesapları.
• Fabrikanın işleyişine göre kurulan çek ve senet takibi.
• Gelir ve gider kayıtları ile bu kayıtlara dayanarak bir ürünün satış fiyatını hesaplayan maliyet hesabı.

Panel üç aydır fabrika ekibi tarafından her gün kullanılıyor. Fabrikanın temel operasyonları artık tek bir sistemde yürüyor.

Aşağıdaki geliştirmeler planlanmıştır; henüz kullanımda değildir.

• WhatsApp siparişlerinin panelde otomatik oluşturulması (altyapısı hazır).
• Fatura kesme; böylece bütün işlemler tek panelden yapılabilecek.
• Banka hesaplarının panele bağlanması.